Miniprojekt

Det organisatoriske kulturmøde

En case om kulturmøder
– om at sælge den danske designtilgang

InfinIT miniprojekt undersøger kulturmøder og den danske tilgang til designprocesser.

I udlandet er Danmark kendt for både lækkert design og funktionel teknologi, og mange udenlandske virksomheder hyrer danske virksomheder af den grund.

Som led i et Infinit miniprojekt, der undersøger kulturmødet, har vi spurgt 6 konsulenter fra 3 virksomheder, hvad der er det særlige ved den danske tilgang til udvikling af design og digitale løsninger, og hvordan de forbereder sig og agerer i det kulturelle møde med deres internationale kunder. De tre virksomheder er: to konsulentvirksomheder med fokus på innovation, service og strategi og en konsulentvirksomhed, der tilbyder softwareløsninger.

Det særlige ved den danske tilgang

Design thinking, co-design, user-centered design – kært barn har mange navne, men fællesnævneren er inddragelse af medarbejdere, brugere og/eller borgere i designprocessen. De virksomheder, som vores informanter kommer fra, har alle en inddragende tilgang centreret omkring workshops med både kunderepræsentanter (fx medarbejdere, mellemledere, mv.) og slutbrugere (fx kundens kunder). Og det er ofte nyt for de rekvirerende organisationer.

"Det er dybt bundet op på den velfærdsstat, som Danmark er, som handler om at bruge de ressourcer, der er i et rum. Altså en stor grad af demokrati, et lavt hierarki, lysten til at diskutere og en tro på, at kreativiteten kommer bedre til udtryk i trygge rammer.”

Det er ikke bare inddragelsen, som er et særkende. Også den egalitære organisationsstruktur kan virke anderledes og til tider forfriskende. Det kommer for eksempel til udtryk i, at selv junior-medarbejdere har beslutningskompetencer, og at deres meninger, holdninger og viden anses for vigtig og tæller med på lige fod med lederens. Derudover er der en afslappet og uformel omgangstone, hvor alle er på fornavn.

Det kan opleves som radikalt anderledes for de rekvirerende organisationer, som ofte er væsentlig mere hierarkiske og formelle. Mødet mellem den danske inddragende, egalitære tilgang til design og kundernes hierarkiske organisationsstruktur og formelle kultur kan give udfordringer, men det er samtidig et vigtigt salgsparameter.

“Den måde vi har struktureret os på, den måde som vores kultur er på, giver os nogle fordele, som vi skal være os bevidste."

Den danske tilgang som unique selling point

De virksomheder, som vores informanter arbejder i, sælger sig på den danske tilgang med inddragelse af både medarbejdere og slutbrugere i processen. Det er det, de bliver valgt på, det er deres unique selling point. Vi hørte blandt andet en fortælling om en international kunde, der blev skuffet, da teamet dukkede op i jakkesæt og slips, for kunden havde forventet en mere afslappet holdning, mens det danske team havde prøvet at tage hensyn til kundens mere formelle kultur ved at 'dresse op'.

Det inddragende og afslappede er forventningen og det, som de deltagende virksomheder vinder tilbud på. Ikke at tilbuddene er billigere end andres, ofte tværtimod, men den danske humanistiske og demokratiske designtradition giver Danmark en styrkeposition.

Selvom virksomhederne er bevidste om, at de sælger sig ind og bliver valgt pga. en særlig designtradition, så ved de også, “at der er nogle ting, som vi godt kan blive mere eksplicitte om” og “på den måde få slebet diamanten endnu finere” i forhold til at kunne fremhæve og forberede kunderne på det særligt danske i salgsprocessen.

Forberedelse på mødet med en anden kultur

Før virksomhederne tager ud for at møde kunderne, bruger de Hofstedes teorier om nationale kulturelle forskelle som et værktøj i forberedelsen. Det oplever de som givende. Men det kan også bevirke, at planlægningen bliver for orienteret mod at tage hensyn til forskellene, og at der kan opstå unødvendig bekymring for forskellenes betydning for samarbejdet. En af vores interviewpersoner, der er bosiddende i Japan, fremhæver, at samarbejde på tværs af kulturer først og fremmest handler om mennesker, der mødes – og i det møde at "finde balancen mellem at man er tro mod sig selv og samtidig ikke træder nogen over tæerne".

Det ser desuden ud til, at jo længere væk konsulenten kommer fra den danske kultur (f.eks. Asien), jo større er forventningerne til, at man kan komme til at gøre noget forkert kulturelt set, men kunden og brugerne tilgiver, fordi man er en fremmed. Til gengæld er det sådan, at jo tættere man er på hinanden geografisk og kulturelt (fx et af de andre Skandinaviske lande), jo mindre eksotisk er man, og jo mindre kan tilgives.

En anden forberedelse er på forhånd at vælge at indtage en naiv position: fortæl mig alt, jeg er udlænding og ved ikke noget. Det bruger virksomhederne aktivt, og det giver dem et indblik i hverdagsliv, som ellers kan være svært at opnå, hvis man er fra den samme kultur og dermed tager mere for givet. Det hørte vi i en fortælling om to unge konsulenter, der blev sendt til USA for at udføre co-design workshops. Her var deres unge alder og bevidst naive fremtræden en måde at blive accepteret af workshopdeltagerne, der var en del ældre end dem, og dermed få adgang til viden.

Designprocessen og kultursamarbejdet

Vores informanter forklarer, at næsten alle andre organisationer end de skandinaviske er hierarkiske både mht. organisationsstruktur og -kultur. Det skal man have en opmærksomhed på, når man går i gang. Særligt skal man gøre sig overvejelser om, hvorvidt ledere skal deltage i workshops, og hvilke konsekvenser det kan have. På den ene side opleves det, at hvis ledere er til stede, tier medarbejdere stille eller bekræfter den overordnedes antagelser.

På den anden side giver ledernes tilstedeværelse også mulighed for at træffe beslutninger med det samme. Vi hørte, hvordan workshops ofte bliver delt i to, så det er muligt både at have den frie debat med medarbejderne og at skabe konsensus, afstemme forventninger og sikre fremdrift med ledelsen.

For de medarbejdere, der deltager i designprocessen sammen med den danske virksomhed, bliver den første begejstring nogle gange afløst af frustration, da de ikke er vant til at agere uden at få klar besked på, hvad de skal lave. En af vores informanter forklarer, at det er nemt at sælge den danske organisationskultur og designtilgang ind til andre lande, for:

“...vi er ligesindede og har relatitv flad struktur, du må gøre lige, hvad du vil, bare du leverer... Det lyder jo fedt...men der er forskel på, hvad de synes lyder fedt, og den måde de er komfortable med at arbejde på, på grund af deres kulturelle baggrund og værdier.”

Så selv om man har forberedt kunden på, hvad den danske designtilgang går ud på, og selv har sat sig ind i de forskelle, der kan være mellem den danske nationale kultur og kundens nationale kultur, må man gå ind i kundeorganisationen og lære, hvordan man kan agere under de konkrete vilkår i den enkelte organisation.

Samtidig opbygger man erfaringer med, hvad der gælder på tværs af organisationer i et geografisk område. Et eksempel er, at der i Mellemøsten bliver sat urealistiske deadlines på baggrund af krav fra ledelsen, men ingen forventer, at de bliver overholdt. Når man når til deadline, bliver den bare skubbet.

Det kan være svært at operere i, når man som dansk medarbejder er vant til, at deadlines skal overholdes. Men med erfaringer for hvordan det fungerer i det område, kan man finde sin egen vej igennem ved at skabe nye praksisser og kontrolmekanismer, som i nedenstående tilfælde ved at gennemtvinge, at formater skal overholdes.

”Man kommer ind i den her storm, man kan ikke fikse stormen, men man kan bygge dæmninger omkring sin egen del af det her projekt. Så du siger: al viden, data, eller hvad det nu er, der kommer ind til os, det skal præsenteres i det her format. Ellers kommer det ikke igennem. Og den måde vi så leverer det videre på, det er den her måde. Og så får du på en eller anden måde bygget en lille dæmning, så alt hvad der kommer igennem vores lille maskine, det fungerer trods alt.”

Laura Møller

Har du spørgsmål eller ønsker at vide mere om miniprojektet, er du velkommen til at kontakte Laura Møller.

Det organisatoriske kulturmøde

PERIODE: 01-01-2020 – 30-06-2020

PARTNERE:

InfinIT miniprojektet er gennemført i et samarbejde mellem:

  • Nodes ApS
  • IS IT A BIRD ApS
  • Public Intelligence ApS
  • Aalborg Universitet
  • IT-Universitetet i København

PROJEKTLEDERE:

Lene Nielsen
Associate professor, Dept. Of Business IT
IT-Universitetet i København
lene@itu.dk

Sabine Madsen
Associate Professor, Centre for IS Management (CIM)
Aalborg Universitet
sabinemadsen@live.dk

Anbefalinger til danske it-virksomheder

Vi har undersøgt de deltagende virksomheders perspektiver på dansk designpraksis i udlandet. Det har givet følgende indsigter:

Danske it-virksomheder har en inddragende og egalitær tilgang og en afslappet omgangstone, hvilket giver et unikt selling point i forhold til at indgå kontrakter med internationale kunder.

Danske it-virksomheder skal være opmærksomme på, at udenlandske medarbejdere ofte er vant til en hierarkisk organisationsstruktur og -kultur, og at den egalitære organisationskultur kan gøre dem ukomfortable, når designprocessen går i gang.

Det kan være givende for de danske it-virksomheder at forberede sig med hensyn til de nationale kulturelle forskelle, men de fleste kulturelle fejltrin bliver nemt tilgivet. Så det handler først og fremmest om at kunne navigere i den konkrete situation og organisation.

Der kan være behov for at skabe nye praksisser og kontrolmekanismer, der kan facilitere, at de danske værdier kommer i spil i kultursamarbejdet – da det netop er pga. det særlige ved den danske tilgang til design, at kunderne har valgt at samarbejde med de danske it-virksomheder frem for nationale virksomheder.

En vigtig pointe fra dette casestudie er, at internationale kunder køber den særlige danske tilgang men ofte bliver overrasket over, hvor radikalt anderledes tilgangen er.

De danske it-virksomheder skal lære at agere i denne dobbelthed, hvor de både kan blive endnu bedre til at 'slibe diamanten' i salgsprocessen og 'bygge dæmninger' i arbejdsprocessen.

Formålet med miniprojektet har været at klæde danske it- og konsulentvirksomheder på til at navigere i andre kulturer – med udgangspunkt i den stærke skandinaviske tradition for egalitære samarbejdsformer.

Ny viden om at navigere på det internationale marked i forbindelse med designprocesser og it-udviklingsprojekter.

Proces- og forretningsudvikling

InfinIT miniprojekt