Miniprojekt

Algoritme beregner automatisk komme- og gåtider i hjemmeplejen

Et InfinIT miniprojekt har undersøgt, om man kan lave en algoritme, der kan beregne komme- og gåtider i hjemmeplejen ud fra GPS-data. Formålet er at spare medarbejderne for at bruge tid på indtastning og dokumentation.

Medarbejdere, der anvender planlægningssystemer, hvor de kan se ruter og besøg, må i dag ofte bruge tid på at indtaste komme- og gåtider for hvert besøg. Det gælder også PlanA-systemet, som Alexandra Instituttet har udviklet, og som bruges af både private hjemmeplejeleverandører og mange af landets kommuner.

Det er tidskrævende at indtaste komme- og gåtiderne manuelt. Derfor har Alexandra Instituttet i et InfinIT miniprojekt undersøgt, om man kan lave en algoritme, der automatisk kan beregne komme- og gåtiderne ud fra GPS-data, som opsamles og indsendes af medarbejderens telefon, hvor også ruter og besøg kan ses.

“Der er mange, der gerne vil have dokumentation for, at man har leveret den tid hos borgeren, som man skal, og at hjælperen har været der,” forklarer Jakob Fredslund, der er Senior Solutions Architect i Interactive Spaces Lab ved Alexandra Instituttet.

Det er allerede udbredt at udstyre biler i hjemmeplejen med GPS’er, så det er ikke fordi, at medarbejderen bliver udsat for mere overvågning med denne model, forklarer Jakob Fredslund:

“Sporingen er bare rykket tættere på det, man vil spore, nemlig medarbejderen og ikke bilen.”

Automatiserer indtastning

Det er samtidig lidt noget bøvl, hvis man skal have telefonen op af lommen for at indtaste komme- og gåtider. Jakob Fredslund og hans kolleger har derfor lavet et modul, som opsamler GPS-positioner og aktivitetsregistreringer. Der findes på telefoner et system, som automatisk registrerer, hvilken aktivitet, du er i gang med, altså om du går, cykler, sidder stille eller kører bil.

De data bliver samlet op i de tidsrum, som medarbejderne er ude på ruten, og bliver så sendt ind til en database. Dataene bliver analyseret og sammenholdt med den rute, som medarbejderne ifølge planen skal køre på, og ud fra det laver algoritmen en beregning af komme- og gåtider.

Der er en række faktorer, som kan komplicere beregningerne. Det kan f.eks. være, når borgere bor tæt på hinanden i eksempelvis højhuse, eller der kan være bevoksning eller andet, som gør, at data er behæftet med stor usikkerhed. To forskellige borgere, der bor på samme adresse, eller flere besøg hos samme borger på samme dag kan også komplicere det.

Gør det nemmere at dokumentere

I projektet har man opsamlet data fra fem forskellige hjælpere hos to forskellige virksomheder over 90 dage. Den store mængde data betyder, at man kan opdage, hvis en hjælper f.eks. indtaster forkerte komme- og gåtider.

Måske har personen indtastet, at han eller hun var hos en borger fra 15.30 til 15.47, men GPS-sporet viser, at hjælperen allerede 15.43 var kørt igen.

“Alene det at man begynder at kigge på data gør, at man bliver klogere på praksis. Man får et dokumentations- og dialogværktøj, hvor man kan se på hjælperens GPS-spor og blive klogere på, om det er den rigtige rækkefølge, hjælperen tager besøgene i. Måske skal de tages i en anden rækkefølge, eller måske giver det mere mening at flytte et besøg over hos en kollega,” fortæller Jakob Fredslund.

Relevant for andre domæner

Algoritmen gør det nemmere at dokumentere, hvad man har lavet. Det er også relevant inden for andre domæner.

“Vi havde et forprojekt for to år siden, hvor vi kiggede på de forskellige opgavetyper, som man har gang i i en kommunes vej- og parkafdeling. Det gælder alt fra græsslåning til hækklipning. Hvis man kan beregne opgavetypen ud fra telefonens GPS-spor og aktivitetsdata, så vil man også kunne spare medarbejderne for noget indtastning og dokumentationstid,” forklarer Jakob Fredslund.

Laura Møller

Har du spørgsmål eller ønsker at vide mere om miniprojektet, er du velkommen til at kontakte Laura Møller.

Mere tid til borgerne

"Medarbejderne i hjemmeplejen bruger i dag meget tid på at registrere alt fra, hvor længe de har været hos en borger, til om der er ting hos en borger, de skal være særligt opmærksomme på. En automatisering af komme- og gåtider vil derfor have stor betydning. Det vil betyde, at medarbejderne kan bruge mindre tid på telefonen og mere tid på borgerne. Og samtidig vil det give en mere præcis registrering af timerne, og dermed mere korrekt visitering af ydelser."

Sådan lyder det fra Hanne Schultz, direktør for Schultz Pleje- og Hjemmeservice, der er privatleverandør af hjemmeplejeydelser i Silkeborg Kommune. Virksomheden anvender Alexandra Instituttets PlanA-system til registrering af ydelser.

“Det er helt klart en fordel, fordi man i højere grad kan bruge tiden på borgeren i stedet for at kigge på telefonen. Vores medarbejdere skal indtaste rigtig meget på telefonen i dag. Hvis man kan blive fri for at skulle have telefonen op af lommen og automatisere den proces, vil det være fantastisk,” forklarer hun.

“Det handler også om tryghed. Vi har haft situationer, hvor en borger troede han blev fotograferet, fordi en medarbejder kiggede på sin telefon for at se, hvad der skulle laves hos borgeren. Hvis man kan beholde telefonen i lommen, får man mulighed for at koncentrere sig om borgeren.”

Partnere

Miniprojektet er gennemført i et samarbejde mellem Schultz Pleje- og Hjemmeservice, Svane Pleje, Alexandra Instituttet og InfinIT.

Medarbejdere i hjemmeplejen bruger i dag tid på at indtaste deres komme- og gåtider for hvert besøg hos en borger. Det er både tidskrævende at gøre manuelt og ikke altid helt præcist.

Derfor har Alexandra Instituttet undersøgt, om man kan lave en algoritme, der automatisk beregner komme- og gåtiderne.

Algoritmen automatiserer registreringen af komme- og gåtiderne og gør det dermed nemmere at dokumentere arbejdet. Det betyder, at medarbejderne i hjemmeplejen ikke skal have deres telefon op af lommen for at indtaste, hvornår de kom og gik hos en borger. De sparer dermed tid på at dokumentere deres arbejde.

Algoritmen kan også kvalitetssikre arbejdsgangene.

Som virksomhed får man dermed et dialogværktøj, hvor man ud fra GPS-data kan se, om det er den rigtige rækkefølge, medarbejderne foretager deres besøg i.

Proces- og forretningsudvikling

InfinIT miniprojekt

Algoritmen giver også perspektiver for andre domæner, hvor man har behov for at styre og dokumentere opgaver – for eksempel i kommunernes vej- og parkafdelinger. Her vil man kunne spare medarbejderne for at bruge tid på indtastning og dokumentation i forbindelse med opgaver som hækklipning og græsslåning.